Le management à distance se développe au sein des entreprises et il nécessite une approche particulière.
La gestion d’une équipe est une étape complexe, et ça l’est d’autant plus lorsque les collaborateurs ne se situent pas tous au même endroit.
Focalisés sur la nécessité de maintenir le rythme, les managers ne négligent pas la relation humaine car, à distance, malgré leur forte capacité d’autonomie, les équipes ont besoin d’être soutenues, rassurées et animées.
Les nouvelles technologies et certaines bonnes pratiques de confiance et de suivi permettent de veiller efficacement sur la main d’œuvre d’une entreprise.
L’exercice nécessite de poser un cadre, d’exposer les attentes et de disposer de moyens de contrôle.
De la méthode et des outils.
MULTIPLIEZ LES OCCASIONS DE RENDEZ VOUS VIRTUELS POUR MAINTENIR LE RYTHME
À distance, le management se fait plus flexible, plus agile.
Communiquer, partager les décisions prises par la direction, fixer et rappeler les priorités… autant de prérequis indispensables pour pallier l’éloignement. Car à distance, le manque de conversation informelle se fait aussi ressentir.
L’isolement peut mener au burn-out. Le pire étant la perte de contact et le décrochage.
Vos collaborateurs doivent pouvoir compter sur vous, tout comme vous devez pouvoir compter sur eux. Il s’agit d’un préalable indispensable avant toute mise en place d’une telle organisation.
Une règle de base sur laquelle il ne faut pas transiger.
Pour un suivi efficace, il est recommandé de programmer des croisements réguliers.
Vous pouvez avec chaque personne :
- créer des rencontres hebdomadaires pour faire le bilan de la semaine écoulée
- pratiquer une mini réunion téléphonique avec comme thème le suivi des projets en cours, l’atteinte des objectifs fixés… C’est l’occasion d’être à l’écoute des difficultés que pourrait vivre ses collaborateurs
- prévoir des rencontres réelles, à planifier selon le nombre de collaborateurs à gérer et leur éloignement.
LE DEVELOPPEMENT DE L’ESPRIT D’EQUIPE
Les objectifs collectifs sont des piliers pour entrainer tout le monde dans la même direction.
Au-delà du management individuel, l’enjeu est de recréer des conditions proches de celles que vivrait une équipe travaillant sur le même site.
Le réseau social d’entreprise est un excellent outil pour favoriser l’esprit d’équipe.
Les interactions, les relations interpersonnelles sont importantes.
Les membres de l’équipe sont reliés grâce à différents outils (emails, messagerie instantanée, vidéoconférences, etc.) afin de pouvoir interagir les uns avec les autres. Ces outils permettent de gommer l’éloignement, facilitent le travail et la prise de décisions.
Les membres d’une équipe virtuelle bâtissent ainsi de solides relations interpersonnelles, développent un climat de confiance réciproque. Des éléments fondamentaux pour l’efficacité et la productivité.
CLARIFIER LES RESPONSABILITÉS ET DÉVELOPPER L’INTERDÉPENDANCE
Chacun doit trouver sa place et respecter sa position sur le terrain.
Le management à distance repose sur la confiance et sur une décentralisation des responsabilités.
La délégation est forte mais chacun doit apprendre à ne pas dépasser ses prérogatives.
L’autonomie n’est pas synonyme d’indépendance mais d’interdépendance.
Pour impliquer et motiver ses collaborateurs éparpillés en différents lieux géographiques, le manager doit leur laisser un maximum de flexibilité, d’autonomie et de liberté d’action. De telles équipes sont particulièrement efficaces dans des organisations libérées ,caractérisées par un mode de fonctionnement offrant une large part d’autogestion et de responsabilisation à ses salariés.
FIXER LES RÈGLES DU JEU ET HARMONISER LES MÉTHODES DE TRAVAIL
La cohésion d’une équipe à distance se construit déjà dans la cohérence de son système d’organisation.
Il n’y a pas de performance possible sans règles du jeu et sans automatisme.
L’organisation est apprenante et elle doit devenir une responsabilité partagée.
Pour cela, le manager doit créer les conditions d’une remise en cause constructive.
Les sujets ne manquent pas : préparation, contenu et suivi des réunions, briefing téléphonique, gestion de la documentation, mise à jour de l’agenda partagé, coordination, adaptation des procédures,…
OPTIMISER L’UTILISATION DES OUTILS DE COMMUNICATION ET LA DIFFUSION DE L’INFORMATION
Il faut définir la nature des informations que le collaborateur doit communiquer à son manager, la fréquence de ces communications, ainsi que les outils de reporting utilisés : tableau de bord, outil collaboratif, base de données, etc.”.
Un point régulier doit également être prévu entre le manager et le collaborateur (réunion physique, conférence téléphonique…), pour contrôler les résultats, alerter en cas de souci et surtout maintenir le lien.
Les plateformes collaboratives font le reste en permettant à chacun de consulter le travail effectué par l’autre et de vérifier l’avancement des travaux.
IDENTIFIER LES SIGNAUX FAIBLES
Le manager s’appuie sur l’organisation mais il ne doit jamais perdre de vue que celle-ci est constituée de personnes qui sont complémentaires mais distinctes.
Il doit savoir personnaliser sa contribution et répondre aux besoins et demandes individuels.
Manager à distance requiert de la part du manager encore plus d’écoute car il n’est pas sur place pour percevoir les signaux faibles, signes de difficultés.
Le repérage des signaux faibles est déterminant et demande de la part du manager d’être vigilant car une difficulté peut rapidement prendre une ampleur qu’elle ne prendrait pas dans un fonctionnement plus intégré.
Ainsi, il lui est essentiel pour impulser une dynamique de groupe et maintenir une certaine émulation de, entre autres :
- partager sa vision, donner du sens,
- rappeler les objectifs communs,
- construire une culture d’entreprise/équipe solide,
- reconnaître et valoriser le travail fourni,
- dynamiser les différents canaux de communication…
ENFIN RASSURER
Préserver l’activité en travaillant efficacement à distance, maintenir un lien virtuel entre les collaborateurs, n’est pas qu’une question d’outils collaboratifs.
Dans ce contexte de crise inédite, le vrai sujet aujourd’hui, pour les managers, est de préserver la confiance.
En eux-mêmes, en leurs équipes, en leur capacité à maintenir une vision commune, et l’envie d’avancer ensemble.
La confiance, c’est aussi ce qu’ils doivent réussir à transmettre à leurs collaborateurs, sans cesse assaillis d’informations anxiogènes sur la crise économique majeure qui s’annonce, et donc sur la pérennité de leur emploi.
Le management doit innover. Dans sa pratique au quotidien, mais aussi dans sa posture, dans ses fondamentaux.
Son urgence aujourd’hui : changer de paradigme.
Passer de la culture de la performance collective mais aussi à celle de l’intelligence émotionnelle, à l’empathie.
Pour démontrer son utilité, sa légitimité, il doit se concentrer sur la ressource la plus précieuse aujourd’hui : la motivation de chacun, la capacité individuelle à faire face, pour continuer à mener un projet commun.
Cette période, aussi difficile soit-elle, aura sans doute un mérite : celle de pousser l’ensemble des organisations à revoir leur mode de management.
La crise que nous vivons va demander à chaque manager de développer de nouvelles aptitudes, concrètement et rapidement: l’écoute, l’empathie, mais aussi la résilience et la capacité à faire adhérer ses collaborateurs à une vision crédible, à plus à plus long terme.